Bạn sẽ được nghe những chia sẻ của Scott Chapman, người đã có kinh nghiệm gần một nhiệm kỳ (2012–2016) làm biên tập viên tờ Nguyện san toán học Hoa Kỳ (American Mathematical Monthly), tạp chí nòng cốt của Liên hiệp Toán học Mỹ (Mathematical Association of America) và một trong những tạp chí lâu đời, nổi tiếng và đặc biệt nhất trong các tạp chí toán học. Tất nhiên mỗi biên tập viên và mỗi tạp chí đều có bản sắc riêng. Thông tin (Notices of the American Mathematical Society) có ít quy định hơn.
Nhân dịp sắp kết thúc nhiệm kỳ làm biên tập viên cho Nguyệt san (American Mathematical Monthly), tôi muốn chia sẻ – chủ yếu với các đồng nghiệp trẻ tuổi hơn – một số kinh nghiệm về cách gửi bài cho các tạp chí toán học. Từ lúc bắt đầu nhiệm kỳ của mình ở tờ Nguyệt san, tôi đã xử lý một khối lượng bài vở khoảng hơn bốn nghìn bài. Có lẽ tôi đã trải qua tất cả những tình huống có thể gặp khi biên tập một bài báo: tác giả ứng xử kém cỏi, người phản biện ứng xử kém cỏi, và thậm chí cả chính tôi cũng có lúc như vậy. Trong hầu hết các trường hợp, tranh cãi đã không diễn ra nếu ta luôn ghi nhớ điểm hết sức quan trọng sau đây: tất cả các bên liên quan đều là con người. Sai lầm là không tránh khỏi. Vấn đề không nằm ở bản thân những sai lầm đó mà ở cách ứng xử với chúng. Luôn có cách để sửa chữa sai sót, nhưng những cuộc tranh cãi dữ dội, những thư điện tử tràng giang đại hải hay những bài viết bóp méo sự thật trên blog không giúp cải thiện tình hình. Cách bạn ứng xử với biên tập viên là một điểm mấu chốt để đạt được kết quả mong muốn.
Tôi sẽ điểm qua quá trình gửi đăng một bài báo và cung cấp những gợi ý và bình luận của mình về quá trình ấy.
Chọn tạp chí: trách nhiệm của bạn
Lý do phổ biến nhất khiến tôi từ chối một bài báo là nó không đủ sức cuốn hút rộng rãi, vốn là yêu cầu cơ bản của Nguyệt san. Tuy Nguyệt san có thể là một trường hợp ngoại lệ (vì hầu như chỉ đăng bài báo thuyết minh (expository paper), yêu cầu nói trên đúng cho tất cả các tạp chí. Trên trang mạng của hầu hết các tạp chí đều có quy định chung về phạm vi và các chủ đề chính của bài đăng trên tạp chí. Bạn không thể gửi một bài báo về đại số cho một tạp chí về giải tích phức. Bạn không thể gửi một bài báo với một kết quả rất đặc biệt đến những tạp chí liên ngành như Proceedings of the American Mathematical Society hay Bulletin of the London Mathematical Society. Kiểm tra xem các bài báo bạn trích dẫn đăng ở đâu. Cân nhắc mức độ danh tiếng của các tạp chí, giới hạn về số trang. Đừng ngại hỏi các đồng nghiệp đi trước với nhiều kinh nghiệm về xuất bản; hầu như chắc chắn họ sẽ vui lòng chỉ dẫn cho bạn.
Đọc kỹ hướng dẫn về cách gửi bài
Đừng mất công gửi đi gửi lại bài báo chỉ vì không đáp ứng các quy định của tạp chí. Tôi rất ngạc nhiên về số lượng những tác giả bỏ qua hướng dẫn về gửi bài. Ví dụ: Nguyệt san có nguyên tắc phản biện bí mật kép (double blind – tác giả và người phản biện không được biết tên nhau). Do đó, trên bản thảo gửi đến không được có tên tác giả. Trong hướng dẫn về gửi bài có nói rõ điều này. Tuy thế, năm ngoái tôi phải gửi trả lại 20 phần trăm các bản thảo chỉ vì lý do đó.
Chuẩn bị hết sức cẩn thận cho bản thảo được gửi đi
Trước khi gửi một bản thảo đi, bạn phải hoàn chỉnh nó ở mức tốt nhất có thể. Sau khi gửi bài, đừng làm phiền biên tập viên với những lỗi cần sửa. Có thể một số biên tập viên vẫn cho phép bạn thay đổi bản thảo và gửi lại nhưng phần lớn không chấp nhận việc đó. Nếu bạn phát hiện một vài lỗi chính tả nhỏ sau khi đọc lại bài, đừng lo lắng; lỗi chính tả sẽ được sửa sau này. Nhưng nếu bạn phát hiện một lỗi toán nghiêm trọng, bạn nên viết một bức thư lịch sự cho biên tập viên xin phép rút lại bài báo. Hãy nhận lỗi; đừng quên bạn có thể sẽ lại gửi bài cho người này trong tương lai. Hãy tưởng tượng: một ai đó (thậm chí nhiều người) sẽ phản biện bài báo của bạn. Đây có thể là ấn tượng đầu tiên của họ về bạn. Bạn muốn để lại một ấn tượng đẹp nhất có thể. Nên hãy nhờ một đồng nghiệp duyệt qua bài báo trước khi gửi đi. Sau khi đã làm việc với nó quá lâu, đôi khi bạn bỏ qua những điều hiển nhiên mà một người đọc khác nhanh chóng phát hiện ra.
Phần nặng nề nhất – Đến lúc bạn phải đợi
Chúng ta đang sống trong thời đại giao tiếp tức thì. Chờ đợi không phải là thói quen của chúng ta. Dù thời gian chờ đợi phản biện đã khác bốn mươi năm trước, chúng không rút ngắn đi đáng kể. Nếu một bài báo được một hay nhiều người phản biện, có thể phải đợi bốn đến tám tháng (thậm chí lâu hơn) để nhận được phản hồi đầu tiên từ biên tập viên. Có rất nhiều yếu tố đóng góp vào thời gian chờ đợi này mà tác giả không biết đến. Ví dụ, chọn được một (hay nhiều) phản biện không phải chuyện dễ dàng. Có một bài báo tôi đã phải liên hệ với mười hai người để tuyển được hai phản biện. Thậm chí cả với thư điện tử, việc này cũng vẫn tốn kém thời gian. Nguyệt san không hiếm khi cần đến ít nhất một tháng để tuyển được hai phản biện. Ngoài ra ban biên tập cũng thường duyệt qua bài báo trong vòng ít nhất hai tuần trước khi quyết định có nên gửi bài báo cho chuyên gia phản biện hay không. Vì vậy, trong khi với tác giả, bài báo đã đến ban biên tập được gần hai tháng, thì thực tế, nó vừa mới đến tay một phản biện. Các biên tập viên cũng phụ thuộc vào đội ngũ phản biện giống như các tác giả. Mức độ phiền toái với một phản biện chậm hồi đáp của biên tập viên và của tác giả không khác nhau là bao.
Đâu là lúc thích hợp để liên hệ với biên tập viên về tình trạng của bản thảo? Đôi khi tôi biết ơn những tác giả liên hệ về việc này. Ngay cả với một hệ thống xử lý bài trên mạng hiện đại, bài báo của bạn cũng có thể gặp phải rủi ro. Nói chung thời gian sáu tháng từ sau khi gửi bài hãy còn quá sớm. Sau sáu tháng, bạn được phép gửi những lời nhắn ngắn gọn cách nhau ba tháng. Một lần nữa tôi nhấn mạnh rằng bạn hãy dùng những lời lẽ lịch thiệp. Có lần một tác giả đòi hỏi phải được biết thông tin về bài báo của mình ngay trong ngày. Nên tuyệt đối tránh việc đó.
Quyết định: nên hiểu ra sao?
Bài báo của bạn sẽ nhận được một trong ba quyết định: được nhận, bị từ chối, hoặc phải sửa chữa. Rất có thể là một trong hai trường hợp sau cùng. Phải sửa chữa không đồng nghĩa với được nhận. Một đôi lần tôi đã bắt gặp các phản biện đổi ý sau khi nhìn bản sửa chữa và đề nghị từ chối bài báo.
Bạn có thể nhận được một hay nhiều hơn báo cáo phản biện. Chúng có thể rất ngắn và chỉ yêu cầu những thay đổi nhỏ nhặt, nhưng cũng có thể rất dài và đòi hỏi thay đổi hầu như toàn bộ bài báo. Đừng phản ứng quá nhanh. Bạn không thể thu hồi những thư điện tử đã vội vã gửi đi. Đọc bản báo cáo hết sức cẩn thận, và nghĩ về nội dung của chúng trong vài ngày. Dù bạn đã bàng hoàng khi đọc được rằng Định lý 5 không đủ mạnh, có thể sau một vài ngày bạn sẽ hiểu quan điểm của người phản biện.
Nhiều khả năng bạn sẽ không hoàn toàn đồng ý với những thay đổi được đề xuất. Nếu thế bạn có thể đề nghị biên tập viên giảm bớt những chỗ cần thay đổi. Sau đây là một loại tình huống khó được biên tập viên chấp nhận: Tác giả T nhận được báo cáo từ người phản biện P về một bài báo 12 trang. Báo cáo dài hai trang và yêu cầu khoảng hai chục thay đổi ở mức vừa phải. Tác giả T gửi lại một thư hồi đáp dài 7 trang nhằm phủ định hoàn toàn những thay đổi được đề xuất. Trong trường hợp này, tác giả T không nên kỳ vọng biên tập viên sẽ vui vẻ gửi cho mình thiệp mừng Giáng sinh. Thực lòng, tôi không ngạc nhiên nếu biên tập viên gây áp lực yêu cầu tác giả thực hiện tất cả những thay đổi đó. Nếu bạn định rút lại bài báo và gửi cho một tạp chí khác, nhiều khả năng bạn sẽ nghe lại nhiều điều tương tự từ bản báo cáo tiếp theo. Vậy tốt hơn hãy khiến người phản biện hài lòng. Một khi đã yêu cầu sửa chữa bài báo, anh ta rõ ràng đang đứng về phía bạn.
Nếu bài báo nhận được quyết định bị từ chối, bạn cũng hãy bình tĩnh. Có lẽ bạn sẽ chấp nhận bản báo cáo phản biện và quyết định của tạp chí. Người phản biện có thể đã giúp đỡ bạn rất đắc lực qua việc chỉ ra những điểm yếu của bài báo và cách cải tiến. Đừng vội vàng sửa lại bài báo và gửi nó đi ngay. Hãy chắc chắn bạn đã đáp ứng tất cả những đề xuất hợp lý của người phản biện trước khi tìm một tạp chí khác. nhưng không phải vậy vì giả thiết chúng tôi sử dụng yếu hơn rất nhiều...
Làm thế nào để thỉnh cầu/phản đối một quyết định
Tôi sẽ bắt đầu phần này với một bổ đề không được chứng minh, nhưng được bảo chứng bởi kinh nghiệm gần ba mươi năm tham gia xuất bản của mình.
Bổ đề 1. Bạn sẽ không thắng khi tranh cãi với biên tập viên.
Từ khóa quan trọng là tranh cãi. Đừng bắt đầu thư hồi đáp với biên tập viên bằng một giọng thù nghịch. Không gì khiến tôi khó chịu hơn khi nghe giải thích rằng người phản biện “ngu” hay “dốt” đến mức nào. Hãy hành xử chuyên nghiệp. Bắt đầu bức thư gửi biên tập viên với những câu như “Chúng tôi rất cảm ơn ngài về bản báo cáo và quyết định về bài báo của chúng tôi. Chúng tôi trân trọng công sức của (các) phản biện.” Điều cần làm hiện tại là thuyết phục biên tập viên rằng những lý lẽ của người phản biện có vấn đề. Ý kiến cá nhân không giúp ích gì ở đây. Ví dụ, bạn sẽ uổng công nếu viết: “Tôi và các đồng tác giả không đồng tình với bản báo cáo phản biện và đề nghị ngài cân nhắc lại quyết định của mình.” Chắc chắn bạn không đồng tình với người phản biện rồi. Nhưng giờ bạn phải viện đến bằng chứng chứ không phải ý kiến cá nhân. Cố gắng đưa ra càng nhiều bằng chứng càng tốt, ví dụ:
- Lập luận sau đây chứng minh rằng Định lý 6 hoàn toàn đúng.
- Người phản biện nói rằng kết quả chính của [12] không mấy hấp dẫn. Tra cứu bằng Google Scholar cho thấy [12] đã được trích dẫn nhiều hơn 1500 lần.
- Người phản biện nói rằng kết quả chính của chúng tôi đã có trong [21], nhưng không phải vậy vì giả thiết chúng tôi sử dụng yếu hơn rất nhiều...
Càng cung cấp được nhiều bằng chứng, bạn càng có thêm cơ may thu hút được sự chú ý của biên tập viên.
Bị từ chối bài không phải là điều dễ dàng. Trong khi tôi đã có rất nhiều lần phải từ chối các bản thảo, tôi có thể cho bạn xem một ngăn kéo tài liệu chất đầy những thư từ chối các công trình do tôi viết. Mọi tác giả đều có quyền đặt câu hỏi về một quyết định. Mặt khác, tuy không có trong tay thống kê, tôi cho rằng cơ hội để thay đổi được quyết định của một biên tập viên là không cao. Đừng kỳ vọng sau bức thư thỉnh cầu bạn sẽ nhận được một câu trả lời dài hơi và chi tiết. Hầu hết các biên tập viên không đủ thời gian cho việc đó. Nếu biên tập viên trả lời thư và mạnh tay phủ định các lập luận của bạn cũng như giữ nguyên quyết định, hãy chấp nhận tình thế và dừng lại ở đó. Dù có gửi thêm một bức thư tương tự như bức đầu tiên rất có thể bạn cũng chỉ nhận được một câu trả lời y hệt. Nhớ rằng bạn có thể sẽ lại làm việc với biên tập viên này trong tương lai và muốn người đó ứng xử cởi mở với bạn. Nếu bạn là người nói lời cuối cùng, hãy cố gắng kết thúc ở một tông cao: “Trong khi không đồng tình với quyết định của ngài, chúng tôi tôn trọng ý kiến của tạp chí và cảm ơn thời gian quý báu ngài đã dành cho chúng tôi...”
Bình luận thêm về việc sửa bài
Bản cuối cùng của bài báo phải là bản đã được các phản biện chấp thuận với các thay đổi cần thiết, đồng thời các thay đổi đó cũng phải được bản thân biên tập viên chấp thuận. Nếu bản thảo của bạn được chấp nhận với yêu cầu phải thay đổi sơ qua, đó không phải là tín hiệu cho phép bạn viết lại hoàn toàn bài báo. Làm như thế, nhiều khả năng biên tập viên sẽ gửi lại bài báo của bạn cho các phản biện để họ một lần nữa chấp thuận bài báo, khiến cho việc đăng bài càng lâu hơn. Chuẩn bị bản sửa chữa cẩn thận hệt như cách bạn làm với bản thảo đầu tiên.
Đọc bản in thử
Đừng bỏ mặc bản in thử. Dù hiện nay phần lớn những người đánh máy tạo ra văn bản cuối cùng dựa trên tập tin $\LaTeX$ của tác giả, họ thường định dạng tập tin đó theo nhiều cách đặc thù khiến cho văn bản đôi khi thay đổi đáng kể. Bạn dễ có xu hướng đọc hai trang đầu (trông hoàn toàn bình thường) và bỏ qua những trang còn lại, nhưng nên tránh làm như vậy. Rất ít bản in thử mà các tác giả gửi lại cho tôi không có lỗi nào. Đối với biên tập viên, bản đính chính và phần bổ sung giống như những vết xước măng rô khó chịu. Đọc kỹ bản in thử để tránh cho bạn những tình huống khó xử sau này.
Vĩ thanh
Không có cách làm việc với các biên tập viên nào là cách duy nhất đúng. Phương pháp áp dụng được cho biên tập viên hay tạp chí này có thể không phù hợp với biên tập viên hay tạp chí khác. Hãy luôn nhớ rằng biên tập viên phải làm mộ công việc khó khăn và phải từ chối nhiều công trình có giá trị. Trong lúc đó, hệ thống xuất bản hàn lâm đang thay đổi từng ngày. Thời gian tới có thể bạn sẽ được nghe nhiều hơn về các khái niệm “bí mật kép” (double-blind), “không bí mật” (zero-blind), và “truy cập tự do” (open access). Dù hệ thống này tiến triển theo hình thái nào, nhiều khả năng sẽ vẫn có một người đứng ra đưa phán quyết cuối cùng. Tập luyện cách giao tiếp hiệu quả với các biên tập viên sẽ giúp bạn trong việc xuất bản công trình đồng thời hữu ích cho các khía cạnh khác trong sự nghiệp của bạn.
Scott T. Chapman (Đại học Sam Houston State, Mỹ)
Người dịch: Nguyễn Đăng Hợp (Đại học Genoa, Ý)